Die Geschäftskorrespondenz hatte lange Zeit die Papierform (Brief/Fax). Die Dokumente und Kopien wurden in Registraturen abgelegt oder mikroverfilmt. Mit der schnellen Verbreitung von E-Mails als neues Medium für Geschäftskorrespondenz entstanden an vielen Stellen Medienbrüche. Mit dem Gesetz EHUG sind E-Mails seit 01.01.2007 der Geschäftskorrespondenz rechtlich gleichgestellt, sie sind dem sachlichen Vorgang in digitaler Form zuzuordnen. Entgegen dem EHUG werden E-Mails in der täglichen Praxis ausgedruckt und in Papierform abgelegt.
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen E-Mails elektronisch archiviert werden unter Verwendung von eindeutigen Suchkriterien (Indexwerte wie Rechnungs-, Auftrags- oder Bestellnummer, usw.). Mit der Lösung von MAGELLAN SOFTWARE werden die E-Mail-Dokumente den Geschäftsvorgängen und Akten sachlich zugeordnet und jederzeit schnell wieder auffindbar.
Die E-Mail-Archivierung behandelt jede handels- und steuerrechtlich relevante E-Mail als ein Geschäftsdokument, das strukturiert im Dokumenten-Management-System in digitaler Form abgelegt werden muss. Die Lösung von MAGELLAN SOFTWARE kann E-Mails und deren Anhänge direkt aus Lotus Notes oder MS Outlook dem sachlichen Vorgang zuordnen und sie digital archivieren. E-Mails sind Bestandteil des Dokumenten-Management-Systems - ohne Medienbrüche.
Zwei voneinander deutlich abweichende Themen sind zu unterscheiden: E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management. Das E-Mail-Management ist eine Massenablage von E-Mails und deren Attachments außerhalb des Mail-Servers, mit dem Ziel, den Mail-Server zu entlasten. Die E-Mail-Archivierung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und vereinfacht die betrieblichen Arbeitsabläufe.